Verksamhetsplanering

En Konsult och numer en vän, Stieg Nilsson som jag jobbade med och som jag lärde känna förra året har jag fortfarande långa diskussioner med om bl.a. kvalitet på alla möjliga nivåer. Vid vår första diskussion kring mätetal jämförde han det med bilens instrumentbräda/varningssystem.

Det tänds väldigt många lampor när man startar bilen, men de flesta slocknar eftersom vi inte behöver dem när vi kör. De blinkar eller tänds endast ifall det skett något angeläget som vi bör uppmärksamma. Samma princip bör gälla för varningssystem i en organisation.

Det är ofta svårt att hitta relevanta mått, det är mycket som ska tas hänsyn till. Mycket tankeverksamhet för att fånga de kvalitativa aspekterna och inte enbart volymer och ledtider. Det är viktigt att ställa sig följande frågor för varje mätetal man tar fram för att säkerställa att de är bra!

Vad är målet med detta mätetal?

Styr det oss mot kundens behov?

Hur ofta vill eller kan vi följa upp?

Stieg: Kasewa har rätt men jag tycker det saknas en viktig sak. När ska man sluta följa upp? Jag kan inte minnas att man någonsin lagt ner en rapportering hur ointressant den än blir. Upprätta kriterier för att sluta redan när man startar tror jag är medicinen.

Det kan vara svårt att ha fokus på verksamheten och dess syfte om mätetalen är för många eller för otydliga. Jag tycker det är bättre att välja några få bra mätetal att följa upp än att bara skaffa sig en massa som man tappar kollen över. Ju snabbare du kör, dessto längre bort måste du se. Jag känner med många chefer att det är många mätetal att följa upp men till en början anser jag det vara viktigt för att påvisa medarbetarna trender och att det faktiskt händer något.

Ett bra uppföljningssystem ska innehålla relevant information för varje organisatorisk nivå. Vi behöver olika typer av mål: inte enbart prestationsmål utan också läro-mål. De som ska göra jobbet måste förstå mätetalen för att kunna påverka och därmed skapa förbättringar.

• Effektivitetsmåttet måste vara relevant & bero på vilken typ av process det handlar om.

• Effektivitetstalen bör ha koppling till övergripande mål och syfte med organisation.

• Kundvärde ska bygga på kundens upplevelse av den tjänst som han eller hon har erhållit.

• Tydliga varningssignaler måste finnas när ett ärende närmar sig exempelvis en maxtid.

Stieg: Välj saker som varierar, allt för många rapporter är som att mäta gräddhalten i mellanmjölk. Inget händer år ut och år in.

Jag har fått uppdraget att leda och facilitera ledningsgruppen under 4 planeringsdagar. Jag ser fram emot verksamhetsplanering 2013 och arbetet med nya och ännu bättre mätetal!

Dela gärna med dig om dina åsikter!

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s