Kommunikation – Bearbeta (del 2 av 3)

Läs gärna del 1 först Kommunikation – Lyssna (del 1 av 3)

Information är ett medel för att nå resultat. Men det kan vara svårt att se ett klart samband mellan kommunikation och lönsamhet då effekterna ofta är indirekta. Du ser kanske att medarbetarna blir mer engagerade, men blir arbetsresultaten bättre?

• Tänk investering istället för kostnad. En investering i ett bättre rykte betalar sig först efter en längre tid, då det blir lättare att rekrytera, att behålla kunder eller att göra nya affärer.

• Se möjligheterna istället för problemen. Analysera utgångsläget. Vad är huvudproblemet? Lista hot och möjligheter i omvärlden, styrkor och svagheter i din organisation. Jämför och analysera. Vilka svagheter kan bli styrkor? Vilka är de reella hoten? Vilka nya möjligheter kan skapas genom nya kontakter och vilka hot eller konflikter kan du undvika med hjälp av kommunikation? Hur ska insatserna bidra till verksamhetens mål?

• Tänk resultat istället för insatser. Du behöver ha ett klart och tydligt mål, slutmål eller delmål, för att veta vilka insatser som krävs.

När du sätter ett mål, se till att det
– är klart och begripligt
– bidrar till slutmålet
– är möjligt att nå
– är tillräckligt utmanande och
– ger ett resultat som går att mäta.

Planera varje steg

Informationsplanering är att se till att rätt personer får rätt information på rätt sätt och i rätt tid. Planera systematiskt, i till exempel följande steg:

1. Kartlägg intressenterna – Vilka är dina målgrupper och vad betyder de för dina möjligheter att nå slutmålet? Är de beslutsfattare, påverkare, vidareinformatörer, rådgivare eller opinionsledare? Gör en lista. Prioritera målgrupperna utifrån hur de påverkar dina möjligheter att nå målet och beskriv deras roll.

2. Kartlägg deras behov – Ta reda på så mycket om varje målgrupp att du kan anpassa budskap och medium.

3. Sätt kommunikationsmål – Det viktiga är vad du uppnår inne i mottagarens huvud, inte broschyren, mötet eller kampanjen. Vad vill du att de ska kunna, tycka, vilja, eller göra när de tagit del av din information? Känna till är lägsta kunskapsnivån. För att nå den måste ditt budskap synas, vara intressant och repeteras för att bli ihågkommet. Ibland krävs även en personlig dialog och en möjlighet att pröva kunskaperna. Attityder finns både starka och svaga. Att påverka någon med negativ attityd är svårt och tar tid. Ännu svårare är att påverka någons vilja och motivation och det räcker aldrig med enbart mekaniska kanaler. Steget mellan att ha kunskap om något till att ändra sitt beteende är långt. Något som belönar och underlättar själva handlingen måste till. Det krävs ett långsiktigt arbete med att först informera och inleda en relation, utveckla relationen och därefter fortsätta dialogen och vårda relationen.

4. Planera aktiviteterna – Lista alla tänkbara kanaler. Vilka är naturliga informationskanaler för mottagarna? Glöm inte bort dig själv som informationskanal. Ibland behövs en kombination av åtgärder – personlig dialog, broschyr, meddelande på anslagstavlan och artikel i personaltidningen. Prioritera sedan åtgärderna. Hur bidrar var och en av dem till målet? Vad är viktigast, att nå ut brett eller gå på djupet? Vilka effekter, positiva och negativa, ger åtgärden, direkt och indirekt? Passar den i tiden?

5. Budgetera – Vad kostar det att genomföra aktiviteterna? Står kostnaden i proportion till vad du uppnår? Vilka resurser har du i pengar, tid och medhjälpare?

6. Styr – Bestäm redan från början hur du ska styra projektet och mäta resultatet. Var säker på att en aktivitet fungerar innan du satsar på nästa.

7. Följ upp – Ta reda på hur du ska följa upp resultatet och hur du ska ge mottagaren återkoppling. Tänk budskap istället för ord Leta argument. För att finna dem finns en rad modeller.

”Five W” (Who, What, When, Where, Why) är en modell som används av journalister. Vem handlar det om, vad hände, när hände det samt var och varför? Journalister jobbar också med en trestegsmodell vid korta rapporteringar: Säg vad du ska säga, säg det och säg vad du har sagt.

Som hjälp att hitta fakta, exempel och argument
kan du använda retorikens klassiska frågeschema:

• Vem är min publik?
• Vad vill de veta?…tycker de om?
• Varför?
• Var?
• När?
• Hur?
• På vilket sätt kan de bli positiva till det jag har att säga?

Budskapet ska innehålla både det du vill säga och det mottagaren vill veta. Håll fram ditt förslags positiva egenskaper och, framför allt, dess positiva konsekvenser. Även negativa budskap kan ges en positiv vinkling.

Disponera budskapet – Gå från det enkla till det svåra, från det kända till det okända och från det konkreta till det abstrakta. Ge budskapet en röd tråd.

Inledning och avslutning är viktigast. Börja med det viktigaste. Första meningen eller talets två första minuter avgör om mottagaren ska fortsätta att lyssna på dig. Därefter ger du en kort faktabeskrivning med bakgrund, nuläge och förutsättningar.

I argumenteringen fördjupar du budskapet med exempel och berättelser, argument och motargument, frågor och svar. Starta en dialog med läsaren eller åhöraren. Runda sedan av, sammanfatta och ge dina slutsatser. Avsluta genom att gå tillbaka till ditt syfte. Upprepa budskapet och knyt an till inledningen.

Lyssna, bearbeta, förmedla är utgiven av Caisa Alpsten.

Kommunikation – Förmedla (del 3 av 3)

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s