Kommunikation – Förmedla (del 3 av 3)

Läs gärna del 1 och 2 först Kommunikation – Lyssna (del 1 av 3)   och   Kommunikation – Bearbeta (del 2 av 3)

Ska andra läsa och förstå din text, måste den vara läsvärd och lättläst. Tänk på en konkret person när du skriver texten. Då finner du orden lättare och texten blir mer personlig.

Skapa. Granska. Redigera.

När du skapar, låt orden strömma fram, bry dig inte om formuleringar eller ofullständiga meningar. Du kan inte skapa och rätta samtidigt. Försök granska texten med läsarens ögon eller låt någon annan läsa den senare. Den första versionen är bara ett utkast. Gå igenom den kritiskt, skärskåda varje mening. Slutligen synar du dispositionen. Vad var det du ville säga? Håller tankarna ihop, är ordningsföljden logisk?

Tio enkla regler

Språket ska vara korrekt. Men försök också uttrycka dig kort, klart, enkelt och aktivt. De här reglerna hjälper dig.

1. Använd aktiva verb

Undvik:
–Verksamheten kommer att bedrivas…
–Information kommer att ges…
Det är bättre med: –Vi ska arbeta… –Vi informerar…

2. Välj konkreta substantiv

Se upp med:                                         Bättre:
Verksamhet                                         Arbete, yrke, affär, drift
Åtgärd                                                  Mått och steg, behandling
Resurser                                              Pengar, personal, lokaler…

3. Var noga med adjektiven

Undvik superlativer, förstärkningsord, pompösa eller svulstiga ord. Jämför meningarna:
– Den sjuka kvinnan verkade enormt svag…
– Den sjuka kvinnans spröda hand…

4. Undvik långa ord om det finns korta

Jämför:
Aktivisera – aktivera.
Avsända – sända.
Befrämja – främja.
Erhålla – få.

5. Stryk onödiga ord

– Det är viktigt att rikta informationen på ett rätt sätt…
–Några slutsatser som dras i rapporten…

6. Undvik främmande ord, fackuttryck eller teknisk termer

Välj sådana bara om det inte finns vardagliga ord för samma begrepp och förklara då orden för läsaren.

7. Ersätt tunga prepositioner med enkla

Undvik:                                       Skriv:
Angående                                    om
beträffande                                 om
för den händelse                        om
rörande                                       om
i enlighet med                            enligt
avseende                                     i fråga om

Ersätt även konstruktioner av verb och prepositionsuttryck.

Använder sig av                         använder
det föreligger behov av             vi behöver
vara i avsaknad av                     saknar

8. Se upp med förkortningar

De flesta förkortningar är inte så allmängiltiga att alla förstår dem. Förklara ovanliga förkortningar.

9. Skriv personligt

Använd personnamn och personliga pronomen. Undvik ”man” om det inte refererar till något allmängiltigt.

10. Sätt ofta punkt

Undvik meningar med fler än tjugo ord, men variera meningslängden. Fila på texten Pröva dess rytm. Låt ett par ord byta plats och låt meningarna variera i längd. Dela in i stycken, omväxlande korta och långa. Grundprincipen är ”En tanke – ett stycke”. Varje stycke kan vara ett faktum, ett argument, en instruktion eller en episod. Lyft fram budskapet med rubriker, ingresser, sammanfattande punkter och mar- keringar. Men vara konsekvent och använd inte för många olika sätt.

Lyssna, bearbeta, förmedla är utgiven av Caisa Alpsten.