Direktörens skugga!

skuggaI måndags fick jag chansen att delta på alla möten tillsammans med Karolinskas direktör Birgir Jakobsson. Jag kommer självfallet inte gå in på detaljer utan mer varför och min bedömning av upplevelsen i det stora perspektivet.

På frågan varför är förutom min omättliga nyfikenhet på Birgir, strategiska frågor, ledningsarbete även, en utveckling för mig själv att se organisationen från ett annat perspektiv men även feedback tillbaka till Birger och ledningsgruppen på det jag upplevt.

Det finns ett initiativ sedan några år från sjukhusledningen att erbjuda denna sorts aktivitet för ST-läkare för att locka de till ledarskapspositioner bland annat, men det är första gången Birger eller ledningen blev skuggade av en icke läkare – nämligen mig!

Måndagen valdes pga att förmiddagen består av en blandning av både interna och externa möten och eftermiddagen av ledningsmöte.

För att börja från allra första början så fick jag en väldigt bra intoduktionssamtal och respons av Birgers sekreterare om vad dagen innehöll för möten. Jag kom till Birgirs kontor kvart i åtta då första mötet skulle börja kl 8:00.

Jag blev välkomnad av Birgir men snabbt var han igång med en samordning av sin dag och säkerligen 20-30 punkter som han hade otroligt koll på och inom varje fråga gav han sin sekreterare ett uppgift kring att göra. Allt fanns i huvudet på honom, jag blev imponerad att han inte hade några anteckningar om så många frågor!

Mellan 8-12 hade vi fyra möten, med både externa och interna, tiden gick snabbt och ämnena som togs upp var intressanta att delta i även om jag försökte hålla så låg profil som möjligt. Jag slogs åter igen av hur tätt mötena låg, de började i tid och slutade i tid. Gästerna verkade vara väldigt medvetna om att inte ta Birgirs tid i onödan utan respekterade faktiskt mötestiderna! Skämdes lite men var även glad då mitt senaste enskilda möte med Birgir hade dragit över tiden med en kvart. Skämdes då jag inte avslutade mötet själv den gången och glad var jag för att han gav av sin tid trots det tajta utrymme han har att fördela.

Inga pauser mellan mötena utan det var en väldigt hektisk förmiddag men ändå lugn och trevlig. Det är svårt att förklara men jag tror att det har med Birgirs väldigt lugna och jordnära personlighet att göra. Jag skriver hektisk men jag var absolut inte stressad, dock vet jag att jag skulle vara det om jag var i min vanliga arbetsumgänge med den tätheten mellan mötena. Själv planerar jag in mellanrum för förberedelsearbete och s.k. omställning.

klockan 12:00 var det lunch med hela ledningsgruppen, jag presenterades för alla och vi tog bordet runt där alla presenterade sig själva. Medan lunchen pågick började en runda med ämnet ”topp of the mind”. En sorts kort incheckning med högt tempo med verksamhetsutmaningarna i förgrunden. Men i princip kunde det vara vad som helst som varje person kändes sig upptagen med för tillfället och som tog energi. Eftersom direktören och vicedirektören varit på studiebesök på Mayo Clinic hade de en presentation om besökets output för resten av ledningsgruppen som även den gjordes under lunchen.

klockan 13:00 var alla klara och redo i ledningens konferensrum för att starta ledningsgruppsmötet! Mötet började ståendes vid ledningsgruppens flödestavla där de gick igenom bland annat ekonomi och produktion men även avvikelser och inkorgen.

Sedan var det ett antal kortare presentationer av olika ämnen från några av ledningens medlemmar som ett beslutsunderlag för gemensamma beslut men det var även externa besök av olika slag där de hade ett tidsfönster på 15 minuter att komma in, presentrera sitt material och gå ut från mötet.  Även här var det bra planering, en lite utdragning på en av momenten gjorde att vi mellan 13-17 fick endast 5 minuter för kaffe/paus så det var en hårt eftermiddag.

Det som jag tyckte var extra bra, det var just att flera av ämnena som behandlades på denna invå hade jag på ett eller annat sätt varit inblandad i. Det bekräftar hur strategiskt jag jobbar men även att ledningen vet exakt vad som händer ute i verksamheten. Bara det kändes toppen!

Jag kände mig väldigt välkommen av alla i ledningsgruppen, det var väldigt bra klimat och mötet avslutades kl 17 med en runda för att svara på frågan Hur var mötet? Jag blev ombedd redan från starten att observera alla ledare utifrån våra värderingar och ytterligare några nyckelord till. De ville veta om jag som medarbetare tycker ledningen själva är ett föredöme för våra värderingar som de ställer som krav på hela organisationen! Så sista ordet var mitt, där jag fick redovisa för denna upplevelse!

Jag och Birger hade efter mötet en kortare avstämning om dagen och vi bestämde ett möte några dagar senare för att ge mig chensen att reflektera över dagen och återkomma med feedback. Dagen var över för mig men inte för Birgir… han skulle jobba vidare!

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s