Möteseffektivitet

Lära känna övning

AAEAAQAAAAAAAAeCAAAAJDg4ZDFlY2RjLTg1NjgtNGE3NC1hYjYxLWMxNTEwZjI2MGFiZAJag gillar att hålla olika sorters workshop och facilitera detta, och har lärt mig att för bästa resultat så är gruppen självfallet det viktigaste! Förtroede och öppenhet för att kreativiteten ska öka och bästa resultat nås. Denna övning passar bäst grupper som inte känner varandra men den funkar lika bra i alla sammanhang, det blir roligt förvirrande och hjälper till att slappna av inför mötets/dagens andra arbetsuppgifter. Och den är enkel!

Samla gruppen i en ring, det första man gör är att alla går runt och skakar hand med varandra, och säger sitt namn. T.ex. ”Jag heter Isabella” – ”Jag heter John”. Från det ögonblicket man skakat hand, byter man också namn.

Alltså heter Isabella numera John och säger sitt nya namn till nästa person hon skakar hand med. Så om Isabella (som numera heter John för ett kort ögonblick) skakar hand med Henrik så heter hon Henrik, och Henik heter John.

Sedan håller man på sådär  tills alla får tillbaka sitt eget namn. Under övningen när man får tillbaka sitt namn sätter man sig ner. Om ingen fjantar sig, eller glömmer sitt tillfälliga namn, så ska det sluta med att alla sitter ner. Så detta är mer som en utmaning, fast en rolig sådan! Ett bra sätt att ”värma upp” inför långa möten med att lära sig allas namn särskilt när det är en nätverksträff.

Övningen funkar för ca 10 personer eller fler. Ju fler, desto större utmaning.

Går på massa möten!

En bekant till mig har bytt tjänst från en operativ roll till en mer strategisk roll. På min fråga hur jobbet känns och allt nytt som det innebär fick jag svaret, det är ju en massa möten hela tiden! Och motfråga,  är det så det ska vara?

dilberAboutMeetingsDet beror ju på skulle jag säga, i börja när ma är ny är det nog bra att gå på alla möten som man blir inbjuden till, om inte annat så för att lära känna kollegor, organisationen med även för att komma med förbättringsförslag kring mötesstrukturen på arbetsplatsen vid ett senare tillfälle. Jag har tidigare skrivit ett inlägg om metoden SMARR som jag gillar då den är enkel att minnas. Genom SMARR och P(arkeringen) kommer man åt alla principer för effektivare möten.

1. Syfte och mål med mötet – se till att det är klart både för dig och deltagarna.

2. Håll agenda – start & sluttid, förberedda deltagare,  rätt ämne m.m.

3. Inga nya ämnen – ingen övrigt punkt, tänk Parkera!

4. Får ej störas – exempelvis telefoner av, tänk Regler i SMARR:en

5. Frågor?  – om nödvändigt tänk:

◇ enkla frågor = fatta beslut direkt

◇ svåra frågor = boka nytt möte

◇ personligt = innebär när det angår färren än de som är med på mötet. Samverka efter mötet!

6. Protokoll – vad är viktigast? Här tycker jag beslut räcker att anteckna och läsa igenom innan ni skiljs åt. Summera vem som ansvarar för vad. Skicka protokoll om möjligt direkt till alla deltagare.

Det enda du behöver kunna är ordet SMARR och vad det står för, då lyckas du få engagerade deltagare och värdefulla möten. Lycka till!

Nu är våren här…

index…Och ett av de allra viktigaste aktiviteterna för företagen under våren är arbetet med verksamhetsplanering och målsättningar inför nästa år. I alla fall för högsta ledningen för att följas av organisationens andra avdelningar.

Ett mäktigt arbete att sätta in sig i, särskilt när det är så tidigt på året och resultatet ska vara passande så långt fram i tiden. En aktivitet som behöver alla deltagares fokus till 100%!

Ett misstag som många ledningsgrupper gör är att inte ta in hjälp eller stöd under dessa 1-2 tunga dagar. De flesta planeringsdagar håller högsta chefen i, vilket resulterar att denne själv inte så lätt kan delta med samma förutsättningar som de andra. Det kan även begränsa kreativiteten i gruppen för nya tankar när chefen driver på.

Jag har hjälpt flera ledningsgrupper på olika nivåer att ta sig igenom planeringsdagarna på ett fantastiskt sätt. Jag börjar med att träffa högsta chefen för att höra vad dennes mål med planeringsdagarna är och tillsammans sätter vi upp en agenda för dagarna. En viktig aspekt är även hur engagerad ni vill ha mig, ska jag endast facilitera era dagar eller ska jag hålla i några punkter på agendan helt och hållet. Är ert fokus för nästkommande år att bli bättre på att mäta eller är det att påbörja ett förändringsarbetet?

Sedan behöver ingen i ledningsgruppen tänka på något praktiskt, annat än att delta och ta sin verksamhet mot visionen!

Så vill du släppa taget om allt och bara vara kreativ kan du anlita mig så fixar jag allt annat kring era planeringsdagar.

Levande möten

Hur viktiga möten går du på? Har ni mötespolicy eller någon mötes struktur på ert företag?Respekterar du andras tid och företagets ekonomi?möten

Sanningen är att om du är säg 5 minuter sen till ett möte med fem personer som inväntar dig så har mötet redan i början förlorat 30 minuter och om mötesdeltagarna inte inväntar dig utan påbörjar mötet så förloras tid ändå när du dyker upp senare och mötesdeltagarna ska försöka sätta in dig i vad som sagts. Så hur du än räknar så går mellan 30 och 60 minuter förlorat för företaget om endast en kommer 5 minuter försent…

Vad kostar en timme för arbetsgivaren? Och hur många möten har ett medelstort företag och hur stor andel av dessa möten är det någon som kommer försent, inte är närvarande mentalt, eller av annan anledning inte respekterar mötet eller dess deltagare.

Man tror inte det går åt så mycket för möten men sanningen är att rätt möteskultur är av stor vikt särskilt i en administrativ/tjänste företag.

Vad menas med levande möten då?

Jo, möten ska vara (mer…)

Cafémodellen

Vår avdelning består av 200 personer och styrkan hos oss är att alla är med och jobbar fram vår operativa vision som handlar om hur vi vill ha det på jobbet om 4/5 år. För att få med allas åsikter har cafémodellen varit klockren! Modellen har vi använt i flera år minst 2 ggr/år både när vi arbetar fram vår vision men även när vi vill ta reda på hur vi når visionen.

Cafémodellen är en arbetsform som syftar till att (mer…)

Vattentrappan


Vattentrappan har sin grund i vattenreningsystem! Smutsigt vatten rinner genom ett antal skålar där det i varje skål cirkulerar och därigenom syrsätts och smutspartiklar silas bort.

På samma sätt är tanken att ett samtal ska ”renas” genom att få ”rinna” från grupp till grupp.

Vattentrappan är en bra arbetsform när man vill uppnå en samlad bild av hur en grupp ser på ett övergripande fråga. Denna arbetsform uppmuntrar till (mer…)

Se andras positiva egenskaper!

När jag håller längre möten eller faciliterar vill jag få en bra stämning i gruppen för att de aka uppskatta dagen och bli extra kreativa tillsammans. Då hittar jag antingen på övningar att göra eller åter använder sådant som jag själv fått göra i andra sammanhang. Det är alltid uppskattat och här kommer en av de som mina kollegor verkligen uppskattade. Flera kollegor har antingen hängt upp resultatet synligt på kontoret eller sparat bland viktiga papper. Någon sa att de använt det även i intervju sammanhang på frågan – Hur skulle dina kollegor beskriva dig?

Någonstans när jag såg att energin börjar minska så gav jag alla (mer…)

Brainstorming

Brainstorming är en metod som kan användas vid många olika tillfällen inom förbättringsarbete & diverse möten. Kan användas för att identifiera förslag eller idéer till möjliga orsaker till problem, lösningar på problem, outnyttjade möjligheter samt för åtgärder.

Framför allt är den bra då en grupp ska ta fram idéer till förbättringar och där arbetet kräver kreativitet. Det finns två faser i Brainstorming, skapandefasen och klargörandefasen.

Under skapandefasen (mer…)

Värdefulla Möten!

Vanliga problem med möteskulturVi tillbringar mycket stor del av vår arbetstid i olika möten, tid är pengar och ju fler mötesdeltagare desto mer kostar det. Många är frustrerade över att det är många möten och att de är utan mål eller tydlig uppföljning. Möten är dock viktiga för helheten då tillsammans presterar vi mer, än var och en på sitt håll. Genom effektiva och meningsfulla möten kan vi ta tillvara på outnyttjad potential till utveckling.

Ett möte som har tydlig struktur och ett tydligt syfte känns meningsfullt. Ett tydligt syfte

(mer…)

Det dynamiska mötet!

Vi har infört en del möten med fast agenda och trots struktur i möten för att vara effektiv och ta vara på tiden saknar vi information. Som chef behöver man ta upp saker som uppkommit i verksamheten och som man vill ha någon annas synvinkel på. Eftersom dessa frågor inte passar in på dessa formella möten  saknas forum där cheferna kan träffas och ta upp och diskutera frågorna!

(mer…)