Chefskap

Motiverade Medarbetare

AAEAAQAAAAAAAAK-AAAAJGE2YTc3N2JlLTI4MGMtNDU5ZS1iNThkLWU0ZWYxOTdkODE2NgDet finns många olika sätt för chefer att styra och kontrollera sin verksamhet. Enligt mig och många med mig är det en väsentlig uppgift för chefen att leda genom att beskriva och kommunicera till sina medarbetare en positiv och optimistisk målbild. En framtid att se fram emot och vilja jobba för.

Den framtida bilden ska vara positiv och beskriva hur man vill att någon ska se verksamheten om exempelvis 1 eller 5 år. Bilden ska vara tydlig och beskriven så som om den redan nåtts. Och den ska innehålla mätbara mål.

Detta blir en levande och positiv målbild som ”säljes” till organisationens medarbetare. Och chefen som säljer denna till sina medarbetare bör själv ha köpt målbilden annars kommer inte kommunikationen eller arbetet med visionen lyckas.

Utöver det finns ju flera tips bland annat det som står nedan, länk till källa finns längst ner. (mer…)

Var det bara en Mardröm?

Mitt hjärta slår snabbt och jag vill bara fly. Hur snabbt jag än springer kommer jag ingenstans. Du drar ner mig längre och längre ner i en svart, djup grop. Jag gör allt jag kan för att på ett professionellt och trevligt sätt be dig att inte dra ner mig i en miljö jag inte trivs i. Jag försöker berätta att jag inte mår bra av att få både handfängsel och fotbojor! Jag vill vara fri, fri som jag alltid varit! Säg mig vad som förväntas av mig och jag gör det men fånga inte in mig! Jag lever ju på min frihet. Jag inspireras när jag känner mig betrodd och uppskattad. Jag älskar mitt jobb och jag älskar att bidra och påverka. Jag har ett stort nätverk på alla nivåer både externt och internt och får ständigt uppskattning och bekräftelse. När jag gör mer än du tänkt dig, varför ska jag straffas för det av dig? Borde det inte glädja dig som chef? Släpp mig! Jag vill inte ner i gropen!AAEAAQAAAAAAAAIuAAAAJDJhMjAwOTIxLTFhOWYtNGYxZi1hYmE2LWI1N2Q5MjU5YjA0ZQ

Vad är det som inte fungerar för dig? Varför förringar du mig inför andra? Varför ger du inte en enda positiv feedback? Varför har du svårt att (mer…)

Min Mentor och Bästa Chef

USK2011-Karolinska-Servicetjaenster-och-Logistik_Foto-Allan-LarssonEn del säger att en chef inte kan vara en mentor åt en och samma person men jag har erfarenhet av att det faktiskt fungerar Men jag tror att det beror helt på personen i fråga. En person som är sig själv och inte direkt beroende av vad rollerna heter, en person som lyssnar aktivt och vill väl kan klara det.

Anders Carlson, min chef i ca 6 år men allra främst min Mentor men stort M och den bästa chef jag haft. Jag har haft ca 10 chefer under de åren jag arbetat och jag har haft med flera chefer att göra, både som kollega, som utbildare och i mina nätverk. Jag känner igen en bra chef och det kommer bli svår att hitta någon som Anders.

Anders utmanade mig, slängde in mig i situationer utan att oroa sig för hur jag skulle klara det men han var alltid tillgänglig. Han gav mig aldrig svar utan bara frågor. Han coachade mig till svaren jag tyckte passade min egen situation. Han litade på att jag alltid gjorde mitt bästa och brydde sig om mina mål. Han gjorde en utvecklingsplan tillsammans med mig och vi hade otroligt trevliga och givande medarbetarsamtal och avstämningsmöten. Det var inte så att Anders var snäll på något sätt eller att han favoriserade mig, Nej så var inte fallet utan flera gånger kunde han göra mig arg när jag inte fick som jag ville och jag tyckte han var tuff! Han förklarade sina beslut för mig men ibland tog det tid innan jag förstod grunden tills hans beslut och att det faktiskt var det bästa för mig. Det gjorde att jag efter ett par sådana tillfället litade på hans omdömen ännu mer. Hans ledarskap passade min personlighet eller jag skulle nog säga att han lyckades anpassa sitt ledarskap efter min personlighet. Under hans ledarskap hade jag utmanande, roliga och utvecklande projekt.

”Under hans ledarskap kände jag mig som en fågel
som fick göra det jag ansåg bäst för organisationen 
för att han litade på mig!”

Han tog sitt engagemang i chefskapet på allvar, när jag hade som mest att göra och inte kunde tänka på min egen utveckling var han mina ögon och öron där ute och kunde föreslå diverse aktiviteter som gick ihop med min utvecklingsplan. En utvecklingsplan för honom var inte något på papper utan det var ett levande dokument som han tog hand om.

Anders var väldigt ärlig i sitt ledarskap, han sa exakt vad han tyckte och vad han visste och om han inte visste eller hade information så sa han det. Detta gjorde att även jag kunde säga exakt det jag tyckte och tänkte, med Anders behövde jag aldrig oroa mig för vad jag sa eller att ens behöva linda in mina meningar. Anders stod bakom mig i de beslut jag tagit och gick det emot organisationens tankesätt så var det bara bra, han uppskattade någon stark personlighet som vågade röra om i grytan.

Anders, jag kan skriva hur mycket som helst om dig, du vet nog inte vad du betytt för mig. Jag önskar verkligen jag får fler personer som du i mitt liv!

Är du en microchef?

Många tror de är ledare när de de facto är överlägsna kontrollfreak – eller en klassisk microchef.

Definitionen på microchefskap är en chef som har ett överdrivet behov av kontroll eller uppmärksamhet på detaljer. Detaljstyrning av en person eller en situation genom extrem uppmärksamhet på små detaljer.

Du är en överpresterare, en specialist som vet hur du får saker gjorda, så när du blir befordrad till chef blir du som en hök över dina medarbetare

Detta är en uppmaning, för du som känner igen dig måste sluta med det. Vare sig du vill eller inte kommer ditt microchefskap att leda till en negativ och oproduktiv kultur. Mikrochefskap ger medarbetarna signaler såsom – ”Jag litar inte på er”, ”Ni är inte kompetenta” och ” Jag behöver ständigt övervaka er”. Detta är signaler du förmodligen inte vill ge. Som chef ska du fokusera på leveranserna och inte processen. Alltså, du fokuserar på vad-et och dina medarbetare på hur- et.

Detta gör du bäst genom tre steg.

  1. Klargör redan från början, försiktigt men tydligt, dina förväntningar. Ställ frågor för att få det verifierat från dina medarbetare att de förstått det som förväntas av dem. Ju tydligare du är från början desto större chans att du inte kommer behöva lägga dig i processen och större chans att du faktiskt får det du förväntar dig eller bättre.
  2. Gör en överenskommelse med dig själv om att inte lägga dig i arbetsprocessen. En regel skulle kunna vara att låta medarbetaren jobba på tills 60-70 % av den planerade tiden har gått. Detta kräver självfallet att ni kommit överens om en viss deadline. Den tid du inte behöver störa arbetsprocessen kan du lägga ner på dina egna arbetsuppgifter. Samtidigt ger du dina medarbetare en signal om att du litar på dem.
  3. Förändra ditt sätt att övervaka dina medarbetare. Vi kallar det dina incheckningar. Istället för att begära få se vad som gjorts eller fråga om arbetet är klart stup i kvarten. Gör dig själv behjälplig genom frågor som: Hur går det? Vad kan jag hjälpa dig med?

Det jag hittills skrivit är två saker, nämligen att både minska antalet incheckningar och förändra dess stil.

Din ”gamla” specialistroll vill gärna kontrollera situationer och även om din kompetens är bra för dina medarbetare och företaget är ett extra utrymme vägen till mer kompetenta och stolta medarbetare.

Förslag till medarbetare med microchefer som ändå vill stanna på företaget.

Ledarskap är inte ett top-down-beteende utan mer en 360-gradersaktivitet. För att du ska lyckas på din arbetsplats bör även du kunna leda din chef och veta hur du ska agera i diverse situationer. För att lyckas är det bra att följa nedanstående råd.

Först av allt bör du förstå din chefs kommunikationspreferenser. Gillar denne att maila, ringa eller prata öga mot öga? Gillar hen långa detaljerade diskussioner eller föredrar hen kortare sammandrag? Vilka preferenser chefen än har lär känna dem och nyttja dem. Ju mer du använder dig av deras inneboende preferenser desto lättare kommer de höra och processa det du säger.

Skapa en dialog med din chef som du har med jämna mellanrum där ni kan ta upp vad som förväntas av er båda gentemot varandra. Berätta vad du arbetar med den närmaste tiden för att hålla chefen uppdaterad och slippa dennes jakt efter dig.

Som medarbetare måste du även förstå vilka förväntningar som din chef har på sig från ledningsgruppen så att du genom din roll kan hjälpa denne att nå sina mål. Förstår du chefens förväntade mål kommer du att förstå din roll i spelet bättre.

Leverera mer än medel, jag vet att du inte alltid kan leverera 100% . Prestera dock det bästa du kan, det är enkelt om du väcker din arbetsetik och talar till din motivation.

Visa ständigt dina långsiktiga ambitioner och önskemål om att avancera i företaget. Du måste lära dig att bli din egen förespråkare. Lycka till 🙂

Spelregler?

Har ni spelregler på din arbetsplats?

Vissa av oss tycker att det är fjuttigt eller onödigt att ha spelregler. Många gånger tycker vi att det räcker med sunt förnuft för att lösa konflikter, men en del säger att så är inte fallet. Jag kan hålla med att spelregler behövs och man märker det nog när man är mitt i situationer när vi blir stressade, rädda eller när vår tävlingsinstinkt väcks. Kanske är det inte så dumt att ha spelregler! I fotboll finns ju gula kort och röda kort för att tydligt markera gränserna.

Dessa spelregler hjälper organisationen att få önskvärda beteenden – helt enkelt hur man ska vara en bra medarbetare.

Men när du nu ska sätta upp ett antal spelregler, tänk då på följande. Beroende på vilken nivå de sätts på men alltid bra att engagera sina medarbetare tycker jag.

Spelregler ska vara tydliga så att alla är med på vad som gäller annars blir det lätt missförstånd och resulterar i andra problem. Nedan kan du se en bild som visar på kombinationen mellan tydlighet/otydlighet i förhållande till uttalat/outtalat.

Spelregler

 

Konstruktiv tillsägelse

reprimand-resize

 

Som chef och ledare har man skyldighet att rätta till fel. Målet med konstruktiv tillsägelse är att personen ifråga ska känna sig motiverad att ändra sitt beteende.

Det är inte lätt och det finns en del knep att lära sig och använda sig av, gång på gång för att få det att sitta.

Det absolut mest tabu handling enligt min åsikt är att anklaga personen för diverse och använda lönesättningen för att bestraffa. Det lär inte motivera medarbetaren utan endast förnedra och såra!

  1. Positiv / Neutral start
    • ”Hej, va bra att du kunde komma…”
  1. Understryk vikten av mötet
    • ”Jag vill understryka att jag tycker detta möte är viktigt och jag känner att vi måste komma fram till en lösning innan vi skiljs åt…”

(mer…)

Att delge Beslut

Ibland tvingas chefer och ledare att fatta impopulära beslut. Men även i dessa situationer är det av stor vikt att hålla kvar motivationen hos medarbetarna. Både för medarbetarnas och organisationens skull – det blir mycket enklare då att genomföra beslutet.

Men hur börjar man ett samtal där man ska förmedla ett beslut?tough decisions ahead

  1. Positiv / Neutral start
    • ”Hej, va bra att du kunde komma…”
  1. Rakt på sak – ditt beslut
    • ”Jag har fattat följande beslut…”

Rakt på sak – därefter tystnad, ge samtalspartner en chans att reagera. Vid behov – understryk att beslutet är redan fattat. Vid negativt beslut, se till att all negativ information kommer redan här.

  1. Konkretmotiv
    • ”Jag förstår att du känner så och anledningen till beslutet är…”

Förklaring ska komma efter beslutet. Det ska vara konkret och väl förberett. Visa förståelse för samtalspartnerns reaktion. Vid behov ”Håller du med om att det viktigaste är att…” Vid behovet upprepa motivet. Vik inte från motivet.

  1. Accepttillfortsattsamarbete
    • ”Kan jag räkna med dig..?”

Här säkerställer du lojalitet mot beslutet som fattats. (mer…)

Inflytande och ansvar

visionDelaktighet är ett viktigt redskap för motivation och ett sätt att säkerställa att goda idéer tas tillvara. Delaktighet innebär dock inte att alla är lika inblandade i alla frågor.

Delaktighet ska inte förväxlas med information, delaktighet innebär att vara med! Att påverka besluten.

För att kunna vara delaktig och för chefen lätt att motivera sin organisation bör det finnas en del parametrar fastställda (se figur till vänster).

Cheferna ska veta vad de ska vara bra på och medarbetarnas ska känna till sitt ansvar. Det många efterfrågar från sina chefer är att de är tydliga och att vara förebilder. Men förebild menar jag att en chef inte kan bara begära en massa utan att själv hålla sin egen del av ”avtalet”. Eller vad tycker du?

För visst finns det ett stort samspel mellan alla roller i ett företag? Och jag menar speciellt den mellan chef och medarbetare. Det bör finnas en balans där båda rollerna kan påverka sin del av ”avtalet”.

inflytande

Vem som ska ha inflyttande över vad bör beslutas i varje enskilt fall, en modell som kan vara stöd eller en bra vägledning finns nedan. Halvcirklarna i nedanstående figur är de olika nivåerna i bilden ovan (från Handlingsplan till Vision) där chefens ansvar respektive medarbetarens ansvar beskrivs kort för varje parameter.

ansvar

 

Ledarskapsdilemman

Är du på väg till ett nytt uppdrag? Vad har du för ledarskapsegenskaper och är det vad din nya organisation behöver?

2011-05-27-Ledarskap

Är du den som förändrar eller bevarar?

Ta reda på hur organisationen fungerar innan du sätter igång med ditt uppdrag.

Hur målstyrd är du? Är du öppen för nya möjligheter eller vill du hålla kursen?

Om du är hårdnackad kan du missa information som kan förbättra målet och är du för anpassningsbar får du inte så mycket gjort. Fundera vilken väg du väljer vid varje unikt tillfälle.

Hur är du när det gäller relationer? Skapar du närhet eller håller du distans?

Om du knyter nära band kan du förlora ditt oberoende och manöverutrymme och håller du distans kan du föda misstro och få andra att känna sig isolerade. Du behöver ju inte lära känna alla personligen men att skapa relation för att visa vem du är vinner du på.

Tycker du om att be om hjälp eller vill du lära andra?

Är du ny i en organisation vet andra mer än dig så låt de lära dig men för mycket hjälpsökande kanske inte är så bra… var går gränsen? För mycket av dina egna lösningar få andra att inte känna sig involverade eller du saknar tilltro för de.

Bestämmer du hellre själv eller gillar du att delegera?

Medarbetare tar mer ansvar när de när de får besluta över saker som är viktiga för de. och att själv besluta saker ger ju dig chansen att väga olika intressen. Det är inte svart eller vit. Behåll båda delarna tycker jag!

Är du snabb eller långsam gällande förändringstakten?

Du kan förlora förtroendet om du tar för lång tid på dig men om du går för fort fram kan du bli förhastad och fatta beslut som straffar sig senare.

 

 

 

 

Jag är så ARG!

Arg

För några dagar sedan träffade jag på en kollega som visade sig vara en f.d. kollega. Han hade slutat på Karolinska! Oh nej, han som är så kompetent och trevlig! Jag hade ingen aning då jag varit ledig… Jag frågade honom varför och det visade sig vara samma visa… chefen!

För något år sedan slutade ett antal personer p.g.a. en annan chef, de hade gjort allt de kunnat för att förbättra arbetsrelation och verksamheten utan att lyckas få gehör. Till slut valde de att sluta… 7 personer – samma enhet, duktiga sådana förlorade Karlinska bara inom loppet av en månad… Då insåg man allvaret och såg över chefskapet. Det var dock försent 7 personer förlorade…

Så när jag hör historien upprepas blir jag förbannad, denna gång är det en ny chef som började i våras, jag hade stora förhoppningar om att den enheten skulle få det bättre och utvecklas för de vill ju! Men så får de en chef som enligt kollegan har ett mindset… ”mitt sätt eller inget sätt!”. Det passar ju inte alls Karolinskas värderingar, hur kunde man göra en sådan miss vid rekryteringen???

Nu kanske ni tycker jag dömer utan att veta hela historien, kanske är jag partisk då jag inte varit inblandad. Svårt dock att inte tro en kollega som är väldigt kompetent och samarbetsvillig, idé rik m.m. Jag känner till enhetens historik och svårigheter och jag tror inte på att ta i med hårdhanskarna. Jag kan inte sluta tänka på att Karolinska förlorat kollegan. Jag kan inte sätta mig in i hur besvikna folk på den enheten är som såg fram emot ny chef med ny framtid… nu är det fler som ska sluta tydligen.

Tyvärr händer det då och då att bra, duktiga personer slutar. Vissa bara slutar utan att säga något, andra kämpar för de älskar Karolinska och vill egentligen inte sluta men när ingen lyssnar så ger de till slut upp…

Det som gör mig mer arg är när jag hör att chefen som fått en del att göra klagar över att han trodde det skulle vara lugnt i landstingsverksamhet. Citat följer:

” Jag började jobba i landstinget, för att få det lugnt mina sista 10 år men jag har ju jobbat som aldrig förr!”

Detta har jag tyvärr hört flertalet gånger och då önskar jag att jag hade mandat att lösa det direkt! För ärligt talat, om man inte vill vara chef, varför då söka sig till chefs rollen? Om man vill ha det lugnt så sök inte till den offentliga verksamheten för jag lovar er, det är bara ett rykte! Det är inte lugnt, hade det varit lugnt hade inte jag stannat! Jag drivs av att det är så mycket jag får göra och sån blandning på uppdragen. Så om ni vill slöa så skicka ingen ansökan till oss! Vi vill ha duktiga, kompetenta personer som vill utveckla och utvecklas! Som har driv och som följer Karolinskas värderingar!